Hur du rekryterar, smidigt (& gratis!)

Att rekrytera kan kännas lite stressigt, särskilt om det inte är något du gör varje dag. Men lugn – du klarar det galant utan att vara ett proffs. Det viktigaste är att komma ihåg att varje steg i rekryteringsprocessen egentligen bara är ett mer och mer kvalificerat gissande om vem som kommer passa bäst i rollen. Så ta det steg för steg, så löser det sig!

1. Varför ska du rekrytera? 🎯

Börja med att fundera på varför du rekryterar. Är det för att ersätta någon, eller behöver ni nya kompetenser? Gör en lista över arbetsuppgifter, ansvar och mål för rollen. Och istället för att gissa och skriva en önskelista: Prata gärna med de som redan gör jobbet idag så att du får en tydlig bild av vad som faktiskt görs och krävs i deras verklighet.

Återkom till denna lista under hela processen, det hjälper dig hålla fokus på vad som faktiskt är viktigt (och bortse från det som inte är det)! 

Tips: När du definierat rollen, reflektera över vilka i nuvarande team som uppnår det du söker. Om inte, betyder det att de inte gör ett bra jobb? Ta bort och lägg till saker i listorna från sakerna du inser efter den analysen. 

Vårt stöd: Med hjälp av vår chatbot som ställer relevanta frågor, får du hjälp att definiera rollen. 

2. Skriv en engagerande jobbannons  ✍️

Nu är det dags att skriva annonsen. Håll det kort och enkelt – de flesta kommer läsa den på mobilen. Berätta om vilka ni är, vad ni gör och vad ni söker för person. Skippa de där långa kravlistorna och håll dig till max fem viktiga punkter, så att du inte skrämmer bort kandidater som kan vara klockrena för jobbet.

Målet här är att väcka intresse, inte att förklara varje liten detalj om jobbet. Det tar vi senare!

Tips: Kom ihåg att din jobbannons är just en… annons. Du skulle inte marknadsföra en pryl med en bruksanvisning, eller hur? De marknadsförs med att beskriva nyttan och känslan av att använda den. Tänk likadant när du beskriver ditt jobb. 

Vårt stöd: Vi hjälper dig skriva annonsen antingen baserat på frågor du svarar på med vår chatbot eller med annonstext du kanske har sedan gammalt. 

3. Sprid annonsen smart 📢

Nu när du har en grym annons, se till att sprida den så den syns. Publicera den på relevanta sajter, dela på er hemsida och be kollegorna hjälpa till att sprida den i sina nätverk. Glöm inte sociala medier! Det är ett bra sätt att nå folk som kanske inte ens vet att de letar efter ett nytt jobb – ännu.

I det här läget behöver du också sätta upp vad du vill veta om de som är nyfikna på att jobba med dig. Dvs vad de behöver ge dig för information när de klickar "Ansök".

Tips: Strunta i att be om CV direkt. Många hittar jobbet när de scrollar på mobilen och har kanske inte sitt CV till hands. Ställ istället några enkla frågor för att snabbt se om kandidaten uppfyller grundkraven. På så sätt missar du inte någon! 

Vårt stöd: Vi har en löjligt smart funktion som gör att du kan få ut din annons i sociala medier på nolltid, till marknadens bästa pris. 

I Jobbrella kan du dessutom sätta upp frågepaket och till och med få hjälp att komma på vad du ska fråga! 

4. Gå igenom ansökningarna lugnt och metodiskt  📝

När ansökningarna börjar rulla in, sätt dig ner och gå igenom dem för att se vilka som möter de grundläggande kraven. Var lite generös i början och utnyttja gärna verktyg (som AI) om du vill göra urvalet smidigare. Om du satt upp frågor med Jobbrella kan du sortera ansökningarna baserat på vilket föredraget svar du har, t.ex. om personen har körkort eller inte. 

Tips: Undvik att fatta ett beslut eller bestämma dig för en favorit i det här skedet, kom ihåg att ett par frågor eller ett CV ger bara en första fingervisning om vem som är bäst för jobbet.

Vårt stöd: Vår AI sammanfattar informationen om den som ansökt bidrar med så du direkt får ett par andra ögon på vad du kan kolla på och ökar chanserna att du lägger märke till dem som kan passa för jobbet. 

5. Se till att du faktiskt får reda på något 🤝

Strukturerade intervjuer är en riktig game changer. Ställ samma frågor till alla kandidater, så blir det lättare för dig att jämföra svaren. Om det passar rollen, kan det vara smart att låta dem göra ett arbetsprov eller -test också.

Oavsett hur du bedömer, i en intervju eller annat sätt, utgå alltid från situationer som de kommer att möta i rollen. Ett test/prov bör efterlikna en riktig situation som kommer dyka upp i jobbet så mycket som möjligt och frågor under en intervju ska få dig att få reda på hur de hanterat specifika situationer tidigare. 

“Intervjuer är till för att du ska få reda på mer om den du överväger att anställa men ger även dem insikter om de vill ta jobbet"

Tips: Fråga om konkreta situationer och hur de faktiskt agerade – det ger en bättre bild av vad de kan göra i framtiden. Det kan låta ungefär såhär:

• "Berätta om en gång du vände en missnöjd kund till en nöjd kund. Vad gjorde du?"

• Jämför det svar du kan tänka dig att du får av den frågan med en mer generell: "Vad är bra kundservice för dig?"

Förbered dessutom gärna kandidaten på vad de ni kommer prata om, inte med exakta frågor (för då får du ett scriptat svar) men att du kommer fråga dem om deras tidigare erfarenhet och be dem ge exempel. Det hjälper dem att inte bli så nervösa under intervjun och du får bättre svar. För du letar efter någon som är bra på jobbet, inte på att bli intervjuad.

Vårt stöd: När du bokar in en intervju kan du få hjälp med att formulera just den här typen av specifika frågor om erfarenhet!

Vi hjälper dig även att schemalägga intervjutider så att du kan lägga så lite tid som möjligt på att koordinera kalendrar.

6. Analysera svaren utan att stressa 🔍

Innan intervjuerna eller andra bedömningar, bestäm (tillsammans med andra som är involverade i rekryteringen) vad som är ett bra respektive mindre bra svar eller prestation. Det gör det lättare att vara objektiv. Skapa t.ex. en mall för bedömningen.

Tips: Se till att alla i teamet skriver ner sina egna tankar innan ni diskuterar tillsammans. Det minskar risken för att ni påverkar varandras åsikter och ökar chanserna för att ni väljer den som kommer göra jobbet bäst snarare än den ni gillar mest (oops det rimmade!).

Vårt stöd: Skriv ner dina bedömningar i funktionen Anteckningar på respektive kandidat så ni ser till har allt på samma ställe. Det gör också samarbetet smidigare och snabbare – ingen tid går förlorad på att leta fram rätt informantion.

​​Och vet du vad? Du kan enkelt välja ett par kandidatprofiler och, med ett enkelt klick, få en direktlänk till varje profil som du kan dela med dina kollegor. Allt för att underlätta om ni är flera i den interna processen. 

7. Kolla referenser, men bara för den som är aktuell 📞

När du närmar dig ett beslut, be den du vill anställa om kontaktuppgifter till tidigare chefer eller kollegor för att få ytterligare insikter. Kontakta dem, håll det kort och fokusera på frågor som är relevanta för rollen.

Se samtalet som en intervju och möjlighet att få reda på ännu mer om din eventuella nya kollega, för att få så mycket information som möjligt bör det här samtalet tas över röst (snarare än över mail eller frågeformulär) så att du också kan ställa följdfrågor. Och kom ihåg, det här steget tar du bara för den kandidat som du faktiskt överväger att anställa.

Tips: Precis som vid en intervju med kandidaten, fråga deras referenser om hur personen tidigare hanterat situationer som liknar dem som de kommer att möta i det här nya jobbet. 

Vårt stöd: Du har redan toppenbra frågor att ställa, nämligen dem du tog fram till intervju med kandidaten! Återanvänd dessa för att se om deras svar är i linje med den uppfattning du fått. (För målet med referenser är att säkerställa att din uppfattning av den du tänker anställa stämmer.)

Dessutom kan du använda vår funktion för att koordinera intervjutider även för att hitta en tid att ringa eller ha ett möte med din kandidats referenser, som ju ofta gör detta av välvilja och har lika lite tid över som du har.

8. Ge ett erbjudande som känns rätt för båda 💼

Se till att du och kandidaten är på samma sida när det gäller löneförväntningar och andra villkor redan tidigt i processen. På så sätt undviker du otrevliga överraskningar när ni mer eller mindre bestämt er för att jobba ihop. Och kom ihåg – i Sverige är ett muntligt jobberbjudande bindande, så var noga när du lägger fram erbjudandet.

9. Planera en smidig onboarding 🚀

För att din nya medarbetare ska trivas och komma igång snabbt och smidigt, se till att deras första tid är välplanerad. Håll kontakten innan startdatumet, sätt upp en plan för att personen ska träffa alla de kommer jobba eller ha kontakt med och fundera på att ge dem en mentor som kan guida dem under de första dagarna.

Sammanfattning

Följ de här stegen och du kommer känna att rekryteringsprocessen är både hanterbar och effektiv. Och kom ihåg, det kanske inte alltid går helt som planerat – ibland behöver du backa ett steg eller tänka om. Det är helt okej!

Lycka till med din rekrytering! 🌟